Menghitung masa kerja karyawan di Microsoft Excel sangat penting bagi bagian HR atau administrasi dalam menyusun laporan kepegawaian, penggajian, hingga penentuan hak pensiun. Dengan rumus yang tepat, Anda bisa mengetahui lama kerja seseorang berdasarkan tanggal masuk dan tanggal keluar atau tanggal hari ini secara otomatis. Artikel ini membahas panduan lengkap dan praktis untuk menghitung masa kerja di Excel dengan cara yang benar.
Tantangan Menghitung Lama Kerja Secara Manual
Saat Anda memiliki data puluhan bahkan ratusan karyawan, menghitung masa kerja secara manual satu per satu jelas bukan pilihan yang efisien. Menghitung selisih antara tanggal masuk dan keluar memang terlihat sederhana, tetapi jika tidak hati-hati, hasilnya bisa salah, terutama dalam menghitung durasi kerja dalam satuan tahun, bulan, dan hari.
Selain itu, kesalahan terjadi karena format tanggal tidak konsisten atau penggunaan rumus yang tidak sesuai. Misalnya, hanya mengurangkan tanggal keluar dan masuk dengan =B2-A2 akan menghasilkan jumlah hari kerja, tetapi tidak menunjukkan detail dalam format tahun dan bulan secara rapi. Padahal, perusahaan sering kali memerlukan output masa kerja dalam format “X tahun Y bulan”.
Menggunakan Fungsi DATEDIF untuk Menghitung Masa Kerja
Excel sudah menyediakan fungsi tersembunyi bernama DATEDIF yang sangat berguna untuk menghitung selisih antara dua tanggal. Meskipun tidak muncul otomatis saat mengetik, rumus ini bekerja dengan baik dan mendukung penghitungan dalam satuan tahun, bulan, dan hari.
Struktur dasar fungsi:
Keterangan satuan:
-
"Y": Menghasilkan selisih dalam tahun penuh. -
"M": Menghasilkan selisih dalam bulan penuh. -
"D": Menghasilkan jumlah total hari. -
"YM": Menghitung selisih bulan tanpa menghitung tahun. -
"YD": Menghitung selisih hari tanpa menghitung tahun. -
"MD": Menghitung selisih hari tanpa menghitung bulan dan tahun.
Contoh penggunaan yang benar:
Apabila A2 berisi tanggal masuk dan B2 berisi tanggal keluar atau hari ini, maka rumus akan menampilkan masa kerja dalam format kombinasi tahun dan bulan.
Baca Juga: Mengulas Keunggulan Paket Wisata Bromo bagi Penikmat Wisata Alam
Menghitung Masa Kerja Sampai Hari Ini Secara Otomatis
Untuk menghitung masa kerja karyawan yang masih aktif, maka Anda bisa mengganti tanggal akhir dengan fungsi TODAY(). Fungsi ini akan mengambil tanggal hari ini dari sistem komputer, sehingga hasil akan selalu ter-update.
Rumusnya:
Dengan ini, Anda tidak perlu lagi memperbarui tanggal akhir setiap bulan. Excel akan otomatis menghitung berdasarkan tanggal saat file dibuka.
Rumus tersebut sangat berguna bagi HR untuk memantau masa kerja aktif dan menetapkan masa kerja minimum untuk promosi, tunjangan, atau evaluasi berkala.
Menampilkan Masa Kerja Lengkap dengan Tahun, Bulan, dan Hari
Apabila ingin menampilkan masa kerja secara lebih rinci, Anda bisa menggunakan kombinasi DATEDIF untuk menghitung hingga satuan hari.
Rumus lengkap:
Output akan terlihat seperti:
5 tahun 3 bulan 12 hari
Format tersebut sering dibutuhkan dalam laporan resmi kepegawaian, pemberkasan pensiun, atau sertifikat pengalaman kerja.
Contoh Data dan Penerapannya dalam Tabel Excel
| Nama Karyawan | Tanggal Masuk | Tanggal Keluar | Masa Kerja |
|---|---|---|---|
| Andi Wijaya | 01/01/2018 | 01/06/2024 | 6 tahun 5 bulan |
| Budi Santoso | 15/08/2020 | (masih aktif) | 3 tahun 11 bulan (otomatis) |
| Citra Dewi | 10/02/2016 | 05/04/2022 | 6 tahun 1 bulan |
Gunakan rumus:
Rumus ini akan otomatis mendeteksi apakah kolom tanggal keluar kosong (artinya karyawan masih aktif) dan menghitung masa kerja hingga hari ini.
Menguasai cara menghitung masa kerja di Excel akan sangat membantu Anda dalam membuat laporan SDM yang akurat, profesional, dan mudah diperbarui. Excel bukan hanya alat hitung, tetapi juga partner analisis administratif yang dapat diandalkan seperti penjelasan dari spmb-ptain.ac.id.
